การประเมินค่าของระบบ OA

การประเมินค่าของระบบ OA
ผู้บริหารสำนักงานต้องทำการประเมินค่าของระบบ OA เช่นเดียวกับการประเมินค่าของ
ระบบงานอื่นๆ เพื่อระบุว่าการจัดทำระบบ OA บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้หรือไม่ ดีเพียงใด และมีประโยชน์มากน้อยอย่างไรให้พิจารณาจากคุณค่าของระบบคอมพิวเตอร์ใน OA ที่มีคุณประโยชน์ดังต่อไปนี้
1. มีการช่วยเหลืออย่างสมเหตุสมผล เพื่อการแก้ปัญหาข้อมูลและปัญหาในการประมวลผลของผู้ใช้
2. มีการควบคุมการจัดเตรียมข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
3. มีการชี้แจงและนับแหล่งเอกสารทั้งหมดของข้อมูล
4. มีกระบวนการมาตรฐานเพื่อส่งคืนเอกสารจากต้นเรื่อง
5. ผลลัพธ์ที่ได้บรรลุเป้าหมายของระบบ
6. จัดทำตารางเวลาการทำงานมีความสมเหตุสมผลอันจะช่วยสร้างขวัญกำลังใจพนักงานและลด หน่วยงาน

7. มีต้นทุนกระบวนการปฏิบัติของข้อมูลลดต่ำลง
8. มีการควบคุมข้อมูลที่เก็บในเครื่องคอมพิวเตอร์อย่างเข้มงวดบางครั้งผู้บริหารอาจส่งข้อมูลให้แหล่งภายนอก(outsourcing) ปฏิบัติการด้านข้อมูลสารสนเทศ ซึ่งอาจเป็นเพราะบริษัทไม่มีความสะดวกเพียงพอในการจัดการด้านข้อมูล ซึ่งมีข้อดีในการจ้างแหล่งภายนอก คือ ไม่ต้องลงทุนจำนวนมากในเรื่องคอมพิวเตอร์ งานมีความถูกต้อง ประหยัดเวลาทำงานข้อมูล เพราะแหล่งภายนอกมีความชำนาญมากกว่า ได้รับความสะดวก ไม่เสียค่าใช้จ่ายในการดูแลรักษาระบบและไม่ต้องกังวลกับปัญหาความปลอดภัย ทั้งนี้จะใช้วิธีใดก็แล้วแต่นโยบายและวัตถุประสงค์หลักในการบริหารสำนักงานของแต่ละองค์การ


แบบอ้างอิง http://school.obec.go.th/t3udon/oa1.htm

เกี่ยวกับระบบสำนักงานอัตโนมัติ

คอมพิวเตอร์ ( computer ) มาจากภาษาลาติน หมายถึง เครื่องคำนวณชนิดหนึ่งที่ทำงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถจำข้อมูลและคำสั่งได้ โดยการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำก่อน หลังจากนั้นคอมพิวเตอร์จะทำการดึงคำสั่งมาเพื่อนำไปปฏิบัติงาน และจะให้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
คุณสมบัติพิเศษของคอมพิวเตอร์
สามารถทำงานได้รวดเร็วได้อย่างรวดเร็ว
สามารถเก็บหน่วยความจำได้มาก
ทำงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์
ข้อมูลที่ได้ถูกต้องและแม่นยำ
สามารถเปรียบเทียบข้อมูลได้
ลักษณะของเครื่องคอมพิวเตอร์แนวคิดในการสร้างคอมพิวเตอร์
การรู้จักจดและนับตัวเลขแบบง่ายๆ โดยการใช้นิ้วมือและลูกหินแทนการรับ
การใช้รูปภาพแทนตัวเลขในสมัยอียิป
การใช้ลิ่มเป็นสัญญลักษณ์แทนตัวเลขของชาวบาบิโลเนียน
การเริ่มใช้ตัวเลขของชาวโรมัน
ระบบเลขอาริบิค ที่ใช้จนถึงปัจจุบันการใช้ลูกคิดช่วยในการคิดคำนวณของชาวจีน โดยเริ่มมีมาเมื่อประมาณ 3,000 ปีก่อน และ ลูกคิด นี้เองเป็นจุดเริ่มต้นในการคิดค้นสร้างเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้นมา
การนำคอมพิวเตอร์ไปประยุกต์ใช้ในงานต่าง ๆ
1.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานส่วนตัวปัจจุบันคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงมาก ผู้คนจึงนิยมซื้อคอมพิวเตอร์ไปใช้ในงานส่วนตัวที่บ้าน เรียกว่าโฮมคอมพิวเตอร์ “ ส่วนใหญ่นำไปใช้ในด้านงานเอกสาร เก็บข้อมูลส่วนตัว วิเคราะห์รายรับรายจ่ายของครอบครัว เล่นเกม หรือเพื่อความบันเทิงจากระบบมัลติมีเดีย

2.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานการเงินและบัญชีงานประเภทนี้ต้องใช้ตัวเลขเป็นจำนวนมาก การตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขเป็นสิ่งที่ยุ่งยากมาก การตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลขเป็นสิ่งที่ยุ่งยากมากโดยเฉพาะในธุรกิจขนาดใหญ่ การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ทำให้การทำงานสะดวกขึ้น เช่น การวางระบบคอมพิวเตอร์สำหรับออกแบบใบทวงหนี้การออกใบเสร็จรับเงิน การทำประวัติและบัญชีลูกค้า การทำบัญชีเงินเดือน เป็นต้น

3.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในงานธนาคารธนาคารทุกแห่งจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับการฝากหรือถอนเงิน ความถูกต้องและรวดเร็วในการให้บริการเป็นสิ่งที่มีความสำคัญสูงสุด นอกจากนี้ยังมีบริการด้านสินเชื่อ เงินกู้ การแลกเปลี่ยนเงินตรา การถอนเงินแบบ ATM เป็นต้น การนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ทำให้งานทุกด้านมีความคล่องตัวสูงทุกด้าน เช่น การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการลงทุน การตลาด ลูกค้าจะได้รับความสะดวกในการฝากถอนเงิน และสามารถตรวจสอบสถานะทางการเงินได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย

4.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการสำรองที่นั่งการนำระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยเก็บชื่อผู้โดยสารหรือนักท่องเที่ยว วันเวลาเดินทาง สถานที่จะขึ้นหรือลง สายการบิน เที่ยวบิน และจำนวนที่นั่งของยานพาหนะ จะทำให้เจ้าหน้าทีทราบสถานะและเหตุการณ์ได้ทันท่วงที ข่ายงานคอมพิวเตอร์ที่ติดต่อถึงกันทั้งภายในประเทศและต่างประเทศ จะทำให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลและรับช่วงผู้โดยสารหรือนักท่องเที่ยวได้ทันท่วงที

5.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการควบคุมการผลิตโรงงานอุตสาหกรรมที่ทันสมัยแทบทุกแห่ง ได้นำคอมพิวเตอร์มาควบคุมการผลิตเพื่อให้สินค้ามีคุณภาพดีขึ้นโดยมีการควบคุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่ตรวจสอบคุณภาพของวัตถุดิบ ขั้นตอนการผลิต จนกระทั่งคุณภาพของสินค้าสำเร็จรูปที่ออกมาจากโรงงานก่อนที่จะนำไปจำหน่ายให้แก่ลูกค้า คอมพิวเตอร์จะรายงานอุปสรรคที่เกิดขึ้นแล้วแก้ไขอัตโนมัติ งานจึงไม่หยุดชะงัก

6.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการออกแบบงานออกแบบทั่วไป เช่น การออกแบบก่อสร้าง ออกแบบเครื่องยนต์ รถยนต์ ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ เป็นงานที่ต้องรอบคอบ สิ้นเปลืองแรงงานและเวลา ปัจจุบันได้นำคอมพิวเตอร์มาช่วยออกแบบ เรียกว่า โปรแกรม CAD (Computer Aided Design) เช่น โปรแกรม AUTOCAD และคอมพิวเตอร์ช่วยการผลิตทางอุตสาหกรรมเรียกว่า CAM (Computer Aided Manufacturing) มาอำนวยความสะดวกในการเขียนแบบชิ้นส่วนต่าง ๆ บนจอภาพ ปรับปรุงแก้ไข

7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการศึกษา ประเทศไทยได้นำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการศึกษาไม่น้อยกว่า 20 ปีมาแล้ว โดยนำมาใช้ในหลายลักษณะ เช่น ในการเรียนการสอนโดยเปิดสอนวิชาของคอมพิวเตอร์และการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์กับวิชาอื่น ๆ นอกจากนี้ยังนำมาช่วยในงานบริหาร เช่น การทำระเบียนประวัติของนักศึกษาช่วยงานทะเบียนและงานแนะแนว การเก็บเงินลงทะเบียนเรียนของงานการเงิน งานวัดผลช่วยตัดเกรดและคิดเกรดเฉลี่ยสะสม งานทำใบ รบ. หรือใบประกาศนียบัตร ฯลฯปัจจุบันได้พัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อช่วยสอน ที่เรียกว่า คอมพิวเตอร์ช่วยสอน หรือ CAI (Computer Aided Instruction) ในวิชาต่าง ๆ เช่น คณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์ ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ และแม้กระทั่งวิชาของคอมพิวเตอร์เอง มีภาพเคลื่อนไหวและมีเสียงเสมือนจริง นักเรียนจึงสนใจมากขึ้น ได้สนุกสนานกับการเรียนด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ทำให้นักเรียนไม่เบื่อหน่ายในการแสวงหาความรู้อีกต่อไป

8.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในวงการแพทย์วงการแพทย์ได้ใช้คอมพิวเตอร์ ในการตรวจเลือด ตรวจปัสสาวะ หัวใจ อวัยวะภายใน โดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยวิเคราะห์ผลรังสีเอ็กซ์ที่ผ่านเข้าไปในคนไข้ โดยการแสดงข้อมูลบนจอภาพ เรียกว่า “ เอ็กเรย์โทโมกราฟี “ (X – Ray Tomography) ภาพทีได้เป็นภาพตัดขวางทีละแนว นอกจากนี้ยังนำคอมพิวเตอร์มาช่วยการบริหารงานในโรงพยาบาล เช่น การจองเตียงคนไข้ คุมสต๊อกยา ระเบียนคนไข้

9.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการคมนาคมและการสื่อสารปัจจุบันการคมนาคมและการสื่อสารไม่ว่าจะเป็นข่าวสารด้านวิทยุ โทรทัศน์ ดาวเทียมต่าง ๆ ใช้คอมพิวเตอร์เข้าควบคุมและจัดการทั้งสิ้น เช่น การถ่ายทอดสดทางโทรทัศน์ผ่านดาวเทียมทั้งภายในประเทศและภายนอกประเทศเป็นไปอย่างรวดเร็ว ทันเหตุการณ์

10.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในด้านนันทนาการ เช่น เกมส์คอมพิวเตอร์ทั่วไป ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ได้พัฒนาเข้าสู่ระบบมัลติมีเดีย ทำให้คอมพิวเตอร์มีลักษณะเป็นเครื่องเสียง รวมกับโทรทัศน์ รวมกับวิดีโอ และคอมพิวเตอร์อยู่ในเครื่องเดียวกันในราคาที่ไม่แพงจนเกินไป
ข้อดีของการใช้คอมพิวเตอร์ มีเหตุผลหลายประการ เพราะ
ราคาไม่แพง เช่น เครื่องไมโครคอมพิวเตอร์หรือที่เรียกว่า “ เครื่องพีซี ” หรือ เครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก พร้อมด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย มีราคาถูกลงมาก เหมาะสำหรับนำไปใช้ในธุรกิจตั้งแต่ขนาดเล็กจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับนำไปใช้เป็นคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่บ้าน หรือพกพาไปไหนมาไหน
ใช้งานได้สะดวก เพราะมีโปรแกรมสำเร็จอีกมากมายไวให้เลือกใช้ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น โปรแกรมสำเร็จด้านบัญชี โปรแกรมสำเร็จด้านเวิร์ดโปรเซสซิ่ง โปรแกรมสำเร็จด้านการออกแบบ
ได้ข้อสรุปที่ถูกต้องและรวดเร็ว คอมพิวเตอร์มีความสามารถในการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ แยกแยะ ปรับปรุง และสรุปผลได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง เหมาะสำหรับสังคมที่เต็มไปด้วยการแข่งขัน ดังนั้นการได้ข้อสรูปที่ถูกต้องและรวดเร็ว เพื่อนำมาประกอบการตัดสินใจจึงเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คนเราทุกคนมีความสามารถอันจำกัด เช่น ความสามารถในการพิมพ์ดีด การนำคอมพิวเตอร์มาใช้งาน ทำให้ได้ผลงานที่รวดเร็ว
ลดเนื้อที่วัสดุอุปกรณ์เก็บรักษาข้อมูล มีอุปกรณ์ในการรักษาข้อมูล ไม่ต้องใช้กระดาษ

การตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้ เนื่องจากระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยญชาญเฉพาะด้านเป็นผู้จัดระบบดั้งนั้นก็จะสร้างระบบสำนักงาอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้

1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาหาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน

2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท บริษัทที่ต้องการสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะควรมีพนักงานที่เชี่ยวชาญด้านการจัดข้อมูล เข้ามาร่ามด้วยเพราะมีความคุ้นเคยกับระบบจัดการข้อมูลปัจจุบัน

3. ที่ปรึกษา บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้ก็จะต้องอาศัยที่ปรึกษาภายนอกบริษัท

4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา เป็นการจับมือกันระหว่างบุคคลภายนอก และภายในบริษัทเพราะทีมงานในบริษัทย่อมรู้ซึ้งและให้ข้อมูลของบริษัทฬนขณะที่ที่ปรึกษา มีความรู้อย่างดีในการจัดระบบสามารถพิจารณาทุกแง่ทุกมุมของปัญหาได้โดยปราศจากอคติ